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INTRODUCTION

Au cours de la dernière année, de nombreuses modifications ont été apportées par les organismes de réglementations canadiens, alors que d'autres entreront en vigueur d'ici peu; tous ces changements toucheront les émetteurs au cours de la période de sollicitation de procurations de cette année. Ils devront respecter des exigences et des délais nouveaux en matière de dépôt, de même que des exigences nouvelles à l'égard du comité de vérification et des exigences d'information supplémentaire concernant la notice annuelle, la circulaire de sollicitation de procurations et le rapport de gestion devront être respectés. Quant aux nouvelles obligations d'information en matière de gouvernance d'entreprise qui seront bientôt adoptées, les émetteurs peuvent choisir de s'y conformer volontairement dès cette année.

Nous avons préparé la présente liste de points à vérifier afin d'aider les émetteurs qui seront touchés par ces modifications pour la première fois cette année. Cette liste de vérification est établie en fonction d'un émetteur canadien (autre qu'un émetteur émergent) inscrit à la cote de la Bourse de Toronto dont la date de fin d'exercice est le 31 décembre. Notons que les exigences applicables aux émetteurs émergents sont généralement moins contraignantes.

EXIGENCES ET DÉLAIS NOUVEAUX EN MATIÈRE DE DÉPÔT

Le Règlement 51-102 sur les obligations d'information continue (règlement sur l'IC) prévoit plusieurs nouvelles exigences et des délais plus courts en matière de dépôt. Voici quelques points dont les émetteurs devraient prendre note :

• Les états financiers et le rapport de gestion annuels (comprenant les nouveaux renseignements exigés) doivent être déposés au plus tard le 31 mars 2005 (ou à la date de dépôt antérieure prévue par une législation étrangère).
• Tous les émetteurs (sauf les émetteurs émergents) doivent déposer une notice annuelle (comprenant les nouveaux renseignements exigés) au plus tard le 31 mars 2005 (ou, si elle est antérieure, à la date à laquelle cet émetteur doit déposer un formulaire 10-K ou un formulaire 20-F auprès de la SEC).
• Les contrats importants qui sont conclus hors du cours normal des activités et d'autres documents ayant une incidence importante sur les droits des actionnaires (par exemple, les statuts de constitution, les règlements et les conventions de vote) doivent être déposés en même temps que la notice annuelle. Les renseignements contenus dans un contrat important dont la communication porterait un préjudice grave aux intérêts de l'émetteur ou enfreindrait des clauses de confidentialité peuvent être omis.
• Les émetteurs doivent déposer un rapport aussitôt après leur assemblée des actionnaires qui décrit les questions soumises au vote et le résultat du vote.

DEUX OPTIONS POUR TRANSMETTRE DES DOCUMENTS AUX ACTIONNAIRES

Le règlement sur l'IC prévoit un nouveau régime qui permet aux actionnaires de choisir de recevoir les états financiers en faisant une demande à cet effet au moyen d'un formulaire fourni par l'émetteur ou d'une autre façon. L'émetteur serait alors tenu de transmettre à ces actionnaires les états financiers et le rapport de gestion annuels au plus tard le 31 mars 2005.

Les délais associés à cette exigence ont soulevé des inquiétudes chez les émetteurs désirant combiner l'envoi de leur rapport annuel (contenant leurs états financiers et rapport de gestion annuels) et celui de leur circulaire relative à l'assemblée annuelle, car tous ces documents devraient être préparés, imprimés et mis à la poste au plus tard le 31 mars 2005. Cette mise à la poste devancée aurait également pour effet de devancer la date à laquelle l'assemblée annuelle devrait être tenue. Ayant jeté quelque confusion, ces exigences sont actuellement examinées par le personnel des ACVM. Entre temps, les émetteurs qui désirent ne faire qu'un seul envoi à leurs actionnaires ont deux options pour transmettre leurs documents au cours de la période de sollicitation de procurations de cette année :

• Transmettre les états financiers et le rapport de gestion annuels à tous les porteurs inscrits et propriétaires véritables (sauf ceux qui ont choisi de ne pas recevoir ces documents conformément au Règlement 54-101 sur la communication avec les propriétaires véritables des titres d'un émetteur assujetti) dans un délai de 140 jours après la fin de l'exercice. Cette option permet aux émetteurs de disposer de temps supplémentaire pour préparer leur rapport annuel et les documents relatifs à l'assemblée et les transmettre dans un seul envoi postal. Selon cette option, l'assemblée pourrait être tenue en fonction d'un calendrier similaire à celui de l'an dernier.
• Si l'émetteur désire transmettre ses états financiers et son rapport de gestion annuels uniquement aux propriétaires véritables qui en ont fait la demande, il est tenu de leur transmettre ces documents au plus tard le 31 mars 2005. Selon cette option, les émetteurs qui désirent combiner l'envoi de leur rapport annuel (contenant les états financiers et le rapport de gestion annuels) et celui de leur circulaire de sollicitation de procurations doivent avoir terminé la mise à la poste au plus tard le 31 mars 2005. Cette option a pour effet de devancer la date à laquelle l'assemblée annuelle doit être tenue. Dans le cas des émetteurs assujettis à la LCSA, l'assemblée devrait avoir lieu au plus tard le 30 mai 2005.

Les émetteurs qui choissent de faire deux envois postaux peuvent transmettre les états financiers et le rapport de gestion annuels au plus tard le 31 mars 2005 aux actionnaires qui en ont fait la demande, puis poster subséquemment la circulaire de sollicitation de procurations à tous les actionnaires. Notons que la LCSA exige également la transmission des états financiers annuels à tous les porteurs inscrits, sauf les actionnaires qui ont informé l'émetteur de leur choix de ne pas recevoir ces états financiers.

ATTESTATION DES DOCUMENTS ANNUELS

Le chef de la direction et le chef des finances de chaque émetteur assujetti au Règlement 52-109 sur l'attestation de l'information présentée dans les documents annuels et intermédiaires des émetteurs seront tenus d'attester que les documents annuels de l'émetteur pour l'exercice terminé le 31 décembre 2004 ne contiennent pas d'information fausse ou trompeuse et donnent une image fidèle de la situation financière de l'émetteur. Les documents annuels comprennent la notice annuelle de l'émetteur (et tout document intégré par renvoi), ainsi que ses états financiers et son rapport de gestion annuels. L'attestation concernant les contrôles de communication de l'information ne sera pas exigée avant l'année prochaine. À la date du présent bulletin, les ACVM n'ont pas encore publié les exigences et le calendrier d'entrée en vigueur définitifs se rapportant à l'attestation des contrôles internes. On ne prévoit pas que cette attestation sera exigée à brève échéance.

EXIGENCES RELATIVES AU COMITÉ DE VÉRIFICATION

Le Règlement 52-110 sur le comité de vérification (règlement sur le comité de vérification) a été adopté afin de limiter les conflits d'intérêts entre la direction et le vérificateur externe de l'émetteur en prévoyant que les émetteurs (sauf les émetteurs émergents et certains émetteurs dispensés) doivent établir un comité de vérification indépendant ayant la responsabilité de surveiller le vérificateur externe. En date de la première assemblée annuelle de l'émetteur ayant lieu après le 1^er juillet 2004 ou du 1^er juillet 2005, selon la première échéance, tous les émetteurs (sauf les émetteurs émergents) sont tenus d'avoir un comité de vérification composé d'au moins trois administrateurs indépendants, qui ont tous des compétences financières. Les émetteurs devraient se poser les questions suivantes :

• Est-ce que chaque membre du comité de vérification est indépendant et possède des compétences financières conformément au règlement sur le comité de vérification?
• Les membres qui ne possèdent pas de compétences financières et ne sont pas indépendants peuvent-ils être remplacés par d'autres administrateurs ou faire l'objet d'une dispense prévue par le règlement sur le comité de vérification?
• L'émetteur a-t-il une charte qui répond aux exigences du règlement sur le comité de vérification et, plus particulièrement, qui décrit les responsabilités dont le comité de vérification est tenu de s'acquitter conformément au règlement sur le comité de vérification?
• L'émetteur a-t-il établi des contrôles appropriés concernant la communication de son information financière, des procédures confidentielles relatives aux plaintes, une politique relative à l'embauche d'employés actuels et anciens du vérificateur externe et une politique relative à l'approbation préalable des services non liés à la vérification fournis par le vérificateur externe?

NOUVELLES EXIGENCES D'INFORMATION

Nouvelle information à communiquer dans le rapport de gestion

Le règlement sur l'IC prévoit de nouvelles exigences relatives au rapport de gestion. Les émetteurs étaient déjà tenus de déposer des rapports de gestion intermédiaires selon le nouveau modèle à l'égard des périodes intermédiaires compris dans les exercices commençant à compter du 1^er janvier 2004. Ils avaient également la possibilité de déposer le rapport de gestion annuel du dernier exercice conformément au nouveau modèle. Mentionnons que le rapport de gestion annuel doit être approuvé par le conseil d'administration de l'émetteur. Les exigences d'information supplémentaire comprennent ce qui suit :

• une section distincte décrivant tout arrangement hors bilan qui a ou est susceptible d'avoir une incidence sur les résultats d'exploitation ou la situation financière de l'émetteur;
• de l'information financière annuelle choisie pour les trois derniers exercices (devant antérieurement figurer dans la notice annuelle);
• une description des opérations entre apparentés;
• une explication concernant toute information prospective fournie dans un rapport de gestion antérieur si cette information prospective peut être considérée comme trompeuse en l'absence de cette explication supplémentaire;
• de l'information sur les actions en circulation de l'émetteur;
• une analyse des principales estimations comptables de l'émetteur; et
• un résumé sous forme de tableau indiquant les obligations contractuelles de l'émetteur.

Information à communiquer dans la notice annuelle

L'information devant figurer dans la notice annuelle de cette année est essentiellement similaire à l'information exigée antérieurement. Cependant, le règlement sur l'IC prévoit que certains renseignements seront communiqués selon une présentation inspirée du prospectus. Ces exigences comprennent les suivantes :

• une section distincte portant sur les facteurs de risque;
• de l'information sur le cours et le volume d'opérations mensuels des titres de l'émetteur;
• une description de la structure du capital de l'émetteur;
• de l'information sur les ventes antérieures de titres non inscrits; et
• de l'information sur les poursuites, les contrats importants, les promoteurs, les membres de la direction et autres personnes intéressés dans des opérations importantes, les intérêts des experts et les agents des transferts et agents chargés de la tenue des registres de l'émetteur.

La notice annuelle devra maintenant contenir également :

• de l'information sur toutes les politiques sociales ou environnementales qui sont fondamentales pour les contrats commerciaux dont dépendent les activités de l'émetteur; et
• de l'information supplémentaire concernant la faillite et l'insolvabilité des administrateurs, des membres de la haute direction et des actionnaires importants de l'émetteur, ainsi que toute sanction ou amende imposée à ces administrateurs et membres de la haute direction.

Information à communiquer relativement au comité de vérification

Le règlement sur le comité de vérification prévoit la communication d'information supplémentaire concernant les membres du comité de vérification et les responsabilités de ce comité. Ces exigences d'information sont applicables à compter de la première assemblée annuelle de l'émetteur après le 1^er juillet 2004 ou du 1^er juillet 2005, selon la première échéance. Bien que la plupart des émetteurs ne seront techniquement pas assujettis à ces dispositions en ce qui concerne la période de sollicitation de procurations de cette année, ils peuvent choisir de communiquer l'information pertinente dans leur notice annuelle de cette année (en faisant les renvois à leur circulaire de sollicitation de procurations). Cette information comprend ce qui suit :

• le texte de la charte du comité de vérification;
• une analyse indiquant si chaque membre est indépendant et a des compétences financières, ainsi que sa formation et son expérience;
• l'utilisation par l'émetteur de toute dispense prévue par le règlement sur le comité de vérification à l'égard des exigences relatives à l'indépendance ou aux compétences financières;
• la communication de tous les cas où une recommandation du comité de vérification concernant la nomination ou l'embauche du vérificateur externe n'a pas été suivie; et
• la communication du montant des honoraires de vérification et des honoraires non liés à la vérification versés au vérificateur externe et la description des services fournis.

Nouvelle information à communiquer dans la circulaire de sollicitation de procurations

Le règlement sur l'IC prévoit de nouvelles exigences d'information relatives à la circulaire de sollicitation de procurations. Voici les principales nouvelles exigences :

• l'identification de tous les membres des comités de l'émetteur;
• la présentation des prêts doit maintenant être faite sous forme de tableau, mais il n'est pa nécessaire d'indiquer les prêts consentis à un employé dont le montant maximum ne dépasse pas 50 000 $ (antérieurement la limite était de 25 000 $);
• la communication de tous les prêts consentis aux administrateurs et aux membres de la haute direction qui ont été annulés par l'émetteur;
• l'information sur la rémunération de la haute direction doit maintenant comprendre la rémunération du chef des finances, sans égard au montant de celle-ci. Antérieurement, l'information à fournir visait la rémunération du chef de la direction et celle des quatre membres de la haute direction les mieux rémunérés. L'exigence a été modifiée afin de viser la rémunération du chef de la direction, du chef des finances et des trois membres de la haute direction les mieux rémunérés dont le total de la rémunération dépasse 150 000 $ (antérieurement le seuil était de 100 000 $);
• une présentation réorganisée du tableau de la rémunération des membres de la haute direction;
• le rapport sur la rémunération des membres de la haute direction doit établir le lien entre le rendement de la société et la rémunération des membres de la haute direction en décrivant les mesures de rendement et le poids relatifs accordé à chacune d'elles;
• la présentation d'information sur les régimes de rémunération sous forme d'actions, y compris les caractéristiques importantes de chaque régime ainsi que le nombre de titres émissibles et de titres pouvant encore être émis aux termes de tout régime et le prix d'exercice moyen pondéré des options en cours de validité et des bons et droits de souscription en circulation. De plus, chaque arrangement particulier prévoyant une rémunération sous forme d'actions doit être communiqué. Avec prise d'effet le 1^er janvier 2005, la Bourse de Toronto a modifié son Guide à l'intention des sociétés afin d'exiger la communication annuelle d'éléments d'information prescrits concernant tous les arrangements en matière de rémunération sous forme d'actions. Bien qu'un grand nombre des éléments prévus constitueront des caractéristiques importantes d'un régime de rémunération sous forme d'actions devant être présentés aux termes du règlement sur l'IC, les émetteurs devraient également tenir compte des exigences d'information de la Bourse de Toronto pour s'assurer que cette information est incluse. Notons qu'en ce qui concerne l'établissement d'un nouveau régime ou la modification d'un régime existant, les nouvelles règles de la Bourse de Toronto exigent que les actionnaires approuvent les régimes de rémunération avant qu'ils ne soient établis ou modifiés d'une manière importante. Les émetteurs devraient également examiner les sections portant sur la modification de dispositions contenues dans les régimes existants à la lumière des nouvelles règles;
• la communication d'information supplémentaire sur les actions de négociation restreinte;
• la communication d'information supplémentaire sur la faillite, l'insolvabilité et/ou l'interdiction d'opérations relativement aux candidats administrateurs et aux sociétés au sein desquelles ils ont agi; et
• l'inclusion d'une mention indiquant que l'on peut obtenir de l'information concernant l'émetteur sur SEDAR et comment les porteurs de titres peuvent obtenir ses états financiers et son rapport de gestion.

Étant donné la tendance à communiquer une information complète et transparente sur toutes les formes de rémunération de la haute direction, les régimes de rémunération de la haute direction retiennent de plus en plus l'attention. Le 14 janvier 2005, les ACVM ont publié l'Information concernant les prestations de retraite - Avis 51-314 du personnel des Autorités canadiennes en valeurs mobilières à l'intention des émetteurs qui envisagent de présenter davantage d'information sur les prestations de retraite des membres de la haute direction. Ces lignes directrices non obligatoires fournissent des indications sur la communication de la valeur réelle de ces avantages.

INFORMATION SUR LA GOUVERNANCE À FOURNIR CETTE ANNÉE

Actuellement, les émetteurs sont tenus de présenter leurs pratiques en matière de gouvernance d'entreprise dans leur circulaire de sollicitation de procurations en fonction de 14 lignes directrices initialement publiées par la Bourse de Toronto en 1995. En novembre 2004, les ACVM ont publié à des fins de commentaires une politique en matière de gouvernance d'entreprise qui était endossée par tous ses membres. La version définitive du projet d'Instruction générale 58-201 relative à la gouvernance (« politique sur la gouvernance ») et du projet de Règlement 58-101 sur l'information concernant les pratiques en matière de gouvernance (« règlement sur l'information concernant la gouvernance ») devraient être prête au cours des prochains mois. Le personnel de la Commission des valeurs mobilières de l'Ontario a indiqué que des dispositions transitoires seront ajoutées au règlement définitif de sorte qu'il ne s'appliquera pas aux émetteurs dont la date de fin d'exercice est le 31 décembre pour la période de sollicitation de procurations de cette année.

La politique sur la gouvernance décrit certaines pratiques en matière de gouvernance dont les émetteurs devraient tenir compte dans le cadre de l'élaboration de leurs pratiques, tandis que le règlement sur l'information concernant la gouvernance prévoit l'obligation de décrire ce que font les administrateurs pour s'assurer que les objectifs de ces pratiques en matière de gouvernance sont atteints, ainsi que d'autres obligations d'information. Cette politique et ce règlement remplaceront le régime en matière de gouvernance édicté par la Bourse de Toronto. Les émetteurs devraient surveiller l'évolution de ces initiatives, puisque leur mise en œuvre aura une incidence sur l'information qu'ils devront communiquer à l'avenir. De fait, il serait souhaitable que les émetteurs en tiennent compte dès maintenant dans le cadre de l'évaluation de leurs propres pratiques en matière de gouvernance et de la communication d'information à cet égard. De plus amples renseignements concernant ces initiatives sont donnés dans notre bulletin d'information de novembre 2004. Voir « Renseignements supplémentaires » ci-dessous.

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Les renseignements qui précèdent constituent un résumé de certaines exigences qui est susceptible de vous être utile en vue de la période de sollicitation de procurations de cette année. Pour de plus amples renseignements sur les sujets abordés ci-dessus, veuillez consulter nos publications antérieures suivantes : Les ACVM proposent une approche unifiée en matière de gouvernance (novembre 2004), Ce qu'il faut savoir sur les modifications apportées au régime d'information continue canadien (mars 2004), Les autorités canadiennes en valeurs mobilières font un nouveau pas dans l'arène de la régie d'entreprise (février 2004) et Les ACVM proposent des réformes visant à renforcer la confiance des investisseurs (juillet 2003).

La présente liste de vérification contient de l'information de nature générale seulement. Il peut être souhaitable d'obtenir des conseils particuliers quant aux questions soulevées et à leur incidence sur la situation d'un émetteur donné. Nous serions heureux de vous fournir des renseignements supplémentaires sur demande.

Le présent document est un instrument d'information et de vulgarisation. Son contenu ne saurait en aucune façon être interprété comme un exposé complet du droit ni comme un avis juridique d'Ogilvy Renault ou de l'un des membres du cabinet sur les points de droit qui y sont discutés.

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