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En date du 1er janvier 2004, toutes les entreprises au Canada devront se conformer à la loi fédérale relative à la protection de la vie privée, connue sous le nom de LPRPDE 1, à moins qu'elles exercent leurs activités uniquement dans une province ayant en place une loi provinciale considérée par le gouvernement fédéral essentiellement similaire à la loi fédérale 2.

La loi relative à la protection de la vie privée régie les renseignements personnels qui sont définis comme tous renseignements qui identifient un individu ou en permettent l'identification. Un renseignement personnel s'entend de l'un quelconque des traits distinctifs d'un individu tels son sexe, son adresse, son numéro de téléphone, son lieu de naissance, les noms des établissements scolaires qu'il a fréquentés, etc. 3 .

Après le 1er janvier 2004, les renseignements personnels seront assujettis à une protection spéciale et les entreprises se verront imposées des restrictions quant à l'utilisation et à la communication de tels renseignements. La collecte de renseignements personnels devra être effectuée avec le consentement de l'intéressé et ce dernier aura le droit d'être informé des fins de la collecte, de l'utilisation qui sera faite des renseignements personnels qui le concernent et des personnes à qui ils seront communiqués. L'individu aura également le droit d'avoir accès au dossier renfermant les renseignements qui le concernent et d'y faire apporter les corrections nécessaires lorsque ces renseignements sont inexacts ou incomplets.

Les entreprises au Canada doivent mettre en place des processus visant à assurer le respect de ces nouveaux droits. En prévision de l'entrée en vigueur de la loi le 1er janvier 2004, bon nombre d'entreprises seront tenues de mener une vérification diligente relative à la protection de la vie privée, plus particulièrement les entreprises qui ont peu ou qui n'ont pas d'expérience en matière de législation sur la protection de la vie privée. À vrai dire, beaucoup d'entreprises ont désormais à leur tête, outre un chef de la direction et un chef des services financiers, un « chef de la protection de la vie privée » dont la tâche principale consiste à s'assurer qu'à tous égards, l'entreprise respecte les lois provinciales et fédérale pertinentes en matière de protection de la vie privée.

Pour avoir un aperçu des aspects que vous devriez passer en revue en prévision de l'entrée en vigueur de la loi le 1er janvier 2004, nous vous invitons à vous poser les questions suivantes :

1. Vos employés savent-ils qu'ils peuvent avoir accès aux dossiers renfermant des renseignements à leur sujet et en obtenir des copies, ce qui inclut les commentaires et les évaluations faits par des collègues ou des superviseurs et versés dans ces dossiers? Avez-vous des mécanismes en place pour traiter ces demandes?
2. Recueillez-vous des renseignements sur vos clients qui sont ensuite utilisés par le service de marketing dans le cadre de promotions de produits existants ou de nouveaux produits? Dans l'affirmative, obtenez-vous le consentement requis des individus ciblés?
3. Vous êtes-vous assuré que la vérification diligente que vous vous apprêtez à mener concernant une entreprise que vous souhaitez acquérir respectera les obligations relatives à la protection de la vie privée?
4. Vos installations sont-elles munies d'un système d'entrée électronique qui identifie le porteur d'une carte d'entrée, d'une clé ou d'une clé à puce? Dans l'affirmative, avez-vous en place une politique relative à la conservation ou à l'utilisation de ces renseignements?
5. Affichez-vous des renseignements personnels concernant vos employés (formation, expérience de travail, etc.) ou leurs photos sur le site intranet ou sur la page Web de l'entreprise? Dans l'affirmative, avez-vous obtenu le consentement des employés concernés avant d'afficher ces renseignements?
6. Ne recueillez-vous que les renseignements nécessaires à la conclusion de contrats avec des consommateurs à titre individuel ou recueillez-vous également tous types de renseignements qui pourraient se révéler utiles à votre entreprise?
7. Faites-vous affaire avec des entreprises externes pour le traitement de données, la facturation, le traitement de la paie ou à d'autres fins pour lesquelles ces entreprises externes doivent avoir accès à des renseignements personnels concernant vos clients ou vos employés? Avez-vous passé des contrats avec ces entreprises externes? Avez-vous vérifié leurs pratiques en matière de protection de la vie privée?
   

Enfin, si vous avez répondu " non " à la dernière question de l'un des points ci-dessus, peut-être devriez-vous vous poser une dernière question : Que dois-je faire pour me préparer à l'entrée en vigueur de la loi le 1er janvier 2004?

Nous pouvons vous aider à répondre à cette question et vous guider dans le processus de vérification diligente que vous mènerez.

1. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, c. 5.
2. À ce jour, seule la province de Québec s'est dotée d'une loi, entrée en vigueur en 1994, jugée « essentiellement similaire » à la LPRPDE. Le commissaire fédéral à la protection de la vie privée a exprimé des réserves quant à la loi relative à la protection de la vie privée adoptée récemment par la Colombie-Britannique et quant au projet de loi déposé en Alberta. Les autres provinces n'ont pas encore adopté une loi relative à la protection de la vie privée et demeurent donc assujetties uniquement à la législation fédérale.
3. Les renseignements personnels tels qu'ils sont définis dans la législation québécoise s'entendent de l'un quelconque des renseignements permettant l'identification d'un individu; cette définition diffère toutefois légèrement de la définition du gouvernement fédéral, laquelle renvoie à tout renseignement concernant un individu identifiable, hormis quelques exceptions notables.
   

Le présent document est un instrument d'information et de vulgarisation. Son contenu ne saurait en aucune façon être interprété comme un exposé complet du droit ni comme un avis juridique d'Ogilvy Renault ou de l'un des membres du cabinet sur les points de droit qui y sont discutés.

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