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Le 11 août dernier, le Bureau du surintendant des institutions financières (" BSIF ") diffusait, pour révision et commentaires, une version révisée de la ligne directrice numéro B-10 sur l'impartition des fonctions commerciales.  La ligne directrice B-10 énonce les attentes du BSIF à l'égard des entités fédérales (" EF ") qui recourent à l'impartition ou qui songent à le faire.  Le BSIF invite les personnes qui le souhaitent à lui soumettre leurs commentaires et questions touchant cette importante ligne directrice d'ici le 15 octobre 2003. On peut consulter la version révisée de la ligne directrice sur le site web du BSIF (http://www.osfi-bsif.gc.ca/fra/documents/orientation/docs/b10_draft_f.pdf ).

RÉVISIONS IMPORTANTES

La version actuelle de la ligne directrice B-10 a été diffusée en mai 2001.  Selon le BSIF, les mises à jour s'imposaient " pour que les directives du BSIF demeurent actuelles, au moment où les institutions financières recourent de plus en plus à l'impartition ".  Entre autres, la ligne directrice propose les révisions suivantes :

• La ligne directrice a été restructurée et simplifiée.
• Des précisions ont été apportées quant à la façon dont les succursales des institutions financières étrangères doivent gérer les risques liés aux services que fournissent leur siège social ou des tiers.
• Dans le cas des institutions financières constituées sous le régime des lois fédérales qui obtiennent des services de filiales en propriété exclusive ou d'une société mère assujettie à la réglementation fédérale, les attentes sont plus souples.
• Conformément à l'ébauche de la norme d'indépendance des vérificateurs, qui a été diffusée récemment par l'ICCA, il est interdit aux institutions d'impartir certains services actuariels et services de vérification interne au vérificateur externe.
• Les institutions devront appliquer des critères plus vastes pour déterminer l'importance relative des ententes d'impartition et pour veiller à ce que la rigueur de la gestion du risque soit proportionnelle à l'importance relative des ententes.
• Les institutions doivent maintenir une liste centralisée des ententes d'impartition importantes et exercer généralement un contrôle davantage centralisé sur l'impartition.

APPLICATION DU PROJET DE LIGNE DIRECTRICE

Le projet de ligne directrice s'applique à toute entité fédérale (" EF ") et aux succursales d'institutions financières étrangères (" SIFE ") qui recourent à l'impartition d'au moins l'une de leur fonction de gestion.  De façon générale, les EF et les SIFE peuvent structurer leurs activités de manière à appuyer le plus possible la réalisation de leurs objectifs.  Par contre, l'un des principes clés qui sous-tendent la présente ligne directrice veut qu'en bout de ligne, les EF et les SIFE soient responsables de toutes les activités imparties et que le BSIF soit en mesure d'exercer ses pouvoirs de surveillance à l'égard de l'EF ou de la SIFE.

Le projet de ligne directrice énonce les attentes du BSIF à l'égard des EF et des SIFE qui recourent aux services d'un fournisseur de services d'impartition pour l'exécution de certaines fonctions de gestion qu'elles pourraient effectuer elles-mêmes.  Des exemples de telles fonctions incluent la gestion et l'entretien des systèmes d'information, le traitement de documents, le traitement des demandes, l'administration des polices, l'administration des demandes d'indemnisation, la gestion administrative et les services professionnels liés aux fonctions de gestion de l'EF ou de la SIFE, mais tel qu'énoncé au projet de ligne directrice, " la gamme d'entente d'impartition est diversifiée et continue de prendre de l'expansion ".

PROGRAMME DE GESTION DES RISQUES POUR LES ENTENTES D'IMPARTITION

De façon générale, le projet de ligne directrice énonce les attentes du BSIF à l'égard de l'agent principal/du dirigeant principal d'une SIFE et des dirigeants et membres du conseil d'administration de l'EF et leur responsabilité envers la supervision et la gestion des activités imparties, en particulier les institutions sont appelées à mettre sur pied une évaluation de l'importance relative des ententes d'impartition et à concevoir un programme de gestion des risques qui s'applique à toutes ces ententes d'impartition, à l'exception de celles manifestement peu importantes.  En vertu de ce programme, plus une entente sera importante, plus les facteurs d'atténuation des risques seront rigoureux.  L'importance relative d'une entente d'impartition dépendra de la mesure où elle est susceptible d'avoir une profonde influence, quantitative ou qualitative, à l'échelle de l'EF ou de la SIFE ou sur un secteur d'activité important.  Sans limiter la portée de l'évaluation de l'importance relative, les facteurs à prendre en considération comprennent :

• l'impact de l'entente d'impartition sur la situation financière, la réputation et le fonctionnement de l'EF ou de la SIFE, ou sur un secteur d'activité important, plus particulièrement si le fournisseur de services ou un groupe de fournisseurs de services affiliés ne s'acquitte pas de son engagement pendant une période donnée;
• la capacité de l'EF ou de la SIFE de maintenir en place les contrôles internes appropriés et de satisfaire aux exigences réglementaires, plus particulièrement si le fournisseur de services éprouve des problèmes;
• le coût de l'entente d'impartition en proportion des frais autres que d'intérêt de l'EF, de la SIFE ou du secteur d'activité; et
• la difficulté de trouver un autre fournisseur de services ou d'exercer à l'interne l'activité en question, y compris le délai nécessaire.

Le projet de ligne directrice énonce également les attentes du BSIF en regard des programmes de gestion des risques pour les ententes d'impartition importantes et les programmes de gestion des risques pour les ententes d'impartition à l'intérieur du groupe d'une EF et lorsqu'une SIFE obtient des services d'impartition importants de son siège social.

PROGRAMME DE GESTION DES RISQUES

Voici un bref sommaire des divers éléments importants d'un programme de gestion des risques :

• Processus de saine diligence : Le BSIF s'attend à ce que l'EF ou la SIFE procède à un examen interne de saine diligence pour déterminer la nature et la portée de la fonction de gestion qui doit être impartie, sa relation avec le reste des activités de l'EF ou de la SIFE et la façon dont cette fonction est gérée.
  
• Politique et procédures de gestion des risques liés aux ententes d'impartition importantes :
  
  - Marché de service acceptable : Les ententes d'impartition importantes doivent être documentées au moyen d'un marché écrit qui aborde tous les éléments de l'entente et qui a été revu par le conseiller juridique de l'EF ou de la SIFE.
  
  - Emplacement des documents : En vertu de la législation régissant les institutions financières fédérales, les documents doivent être conservés au Canada.  En outre, l'EF ou la SIFE doivent veiller à ce que le BSIF ait accès au Canada à tout document nécessaire pour lui permettre de s'acquitter de son mandat.
  
  - Plan de poursuite des activités : Le plan de poursuite des activités de l'EF ou de la SIFE doit couvrir toutes les situations, temporaires ou permanentes, où le fournisseur de services est incapable de continuer d'assurer le service.
  
  - Impartition à l'extérieur du Canada : Lorsque l'entente d'impartition importante entraîne la prestation de services à l'extérieur du Canada, le programme de gestion des risques de l'EF ou de la SIFE doit être étoffé pour tenir compte d'un taux de préoccupation additionnel ayant trait au contexte économique et politique, à l'avancement technologique et au profil de risque juridique et réglementaire du territoire étranger.
  
• Surveillance et supervision des ententes d'impartition importantes :
  
  Toute EF ou SIFE recourant de façon importante à l'impartition doit élaborer, mettre en œuvre et superviser des procédures pour surveiller et contrôler les risques d'impartition en accord avec les politiques de gestion du risque d'impartition.  Le degré de raffinement des procédures doit correspondre à l'ampleur et à la complexité des ententes d'impartition.
  
  - Liste centralisée de toutes les ententes d'impartition importantes : L'EF ou la SIFE doit maintenir une liste centralisée de toutes ses ententes d'impartition importantes.  Cette liste doit indiquer le nom du fournisseur de services, l'endroit où le service est fourni, la date d'échéance ou de renouvellement du marché ou de l'entente d'impartition, de même que le montant correspondant à la valeur du marché ou de l'entente d'impartition.
  
  - Supervision des ententes d'impartition : L'EF ou la SIFE doit superviser toutes les ententes d'impartition importantes pour veiller à ce que le service soit fourni de la manière prévue et conformément aux modalités du marché ou de l'entente d'impartition.
  
  - Supervision du fournisseur de services : Au moins une fois l'an, l'EF ou la SIFE doit évaluer la capacité du fournisseur de services de continuer de fournir le service de la manière prévue.

TRAITEMENT DES DONNÉES À L'EXTÉRIEUR DU CANADA

Les exigences en matière de traitement des données à l'extérieur du Canada se retrouvent sous l'égide de lignes directrices distinctes et tel traitement requiert l'approbation préalable du BSIF.  Dorénavant, les demandes de traitement des données à l'extérieur du Canada seront fondées sur la version finale de la ligne directrice sur l'impartition.  Par conséquent, la ligne directrice E-3, Traitement de l'information à l'extérieur du Canada, sera abrogée 3 mois après l'affichage de la version finale du présent projet de ligne directrice.

En vertu des lois fédérales régissant les institutions financières, il est interdit à l'EF ou à la SIFE d'impartir, directement ou indirectement, le traitement de données liées à la tenue de dossiers à un fournisseur de services établi à l'extérieur du Canada sans avoir obtenu l'accord préalable du surintendant.  Le projet de ligne directrice énonce que les EF et les SIFE devront s'assurer que les ententes existantes se conforment aux attentes contractuelles de la ligne directrice révisée et énonce en plus les différents facteurs que le BSIF peut considérer dans sa détermination à octroyer son approbation.

Si vous désirez obtenir plus d'information à l'égard de l'interprétation du projet de ligne directrice ou de la préparation d'une soumission au BSIF concernant ces éléments importants de votre stratégie d'affaires et de vos opérations, n'hésitez surtout pas à communiquer avec nous.
 
Le présent document est un instrument d'information et de vulgarisation. Son contenu ne saurait en aucune façon être interprété comme un exposé complet du droit ni comme un avis juridique d'Ogilvy Renault ou de l'un des membres du cabinet sur les points de droit qui y sont discutés.

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