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Presque toutes les organisations à but non lucratif fédérales existantes sont constituées sous le régime de la partie II de la Loi sur les corporations canadiennes et y sont assujetties. Cette loi n'a pas fait l'objet de modifications importantes depuis plusieurs années et ne reflète pas les normes modernes relatives à l'exploitation et à la gouvernance des sociétés.

Le 15 novembre 2004, le gouvernement fédéral a déposé un projet de loi à la Chambre des communes qui remplacera éventuellement la Loi sur les corporations canadiennes et s'appliquera à la plupart des organisations à but non lucratif fédérales.

Dans ses observations liminaires, Industrie Canada déclare que la Loi régissant les organisations à but non lucratif et les autres organisations sans capital-actions « favorisera l'épanouissement d'organisations constituées en vertu d'une loi fédérale qui sont bien régies » et fait ressortir les modifications que la loi apporterait en matière de gouvernance pour les organisations à but non lucratif.

Bien entendu, le projet de loi doit passer par le processus habituel d'adoption des lois et il est donc impossible de déterminer avec certitude le moment où il sera adopté par la Chambre des communes et le Sénat. De plus, avant que la nouvelle loi puisse entrer en vigueur, le gouvernement devra publier un règlement donnant des précisions sur plusieurs points de détail. Un avant-projet de règlement est maintenant disponible sur le site web d'Industrie Canada.

PÉRIODE DE TRANSITION

Lorsque la loi sera adoptée et entrera en vigueur, chaque organisation à but non lucratif fédérale existante (sauf certaines exceptions relativement mineures) disposera d'une période de trois ans pour se conformer à la nouvelle loi (par voie de « prorogation »). Par conséquent, les organisations à but non lucratif existantes disposeront d'une longue période pour adapter leurs pratiques juridiques aux exigences de la nouvelle loi. Malheureusement, si l'on se fie au passé, la plupart des organisations n'entreprendront le processus en vue de se conformer à la nouvelle loi que relativement tard au cours de cette période de trois ans. (Un arrangement semblable visant les sociétés par actions au cours des années 1970 accordait à ces sociétés un délai de cinq ans pour faire la transition à la nouvelle loi et a entraîné une avalanche de demandes de prorogation à la dernière minute).

DEUX TYPES D'ORGANISATIONS

Conformément à la loi, les organisations à but non lucratif seront classées suivant deux types auxquels s'appliqueront des dispositions distinctes de la loi, soit les « organisations ayant recouru à la sollicitation » et les « organisations n'ayant pas recouru à la sollicitation ». Une organisation ayant recouru à la sollicitation est une organisation qui, au cours de l'année en cours (ou la période plus longue que le gouvernement pourra fixer par règlement), a demandé au public de lui faire des dons ou a obtenu une aide financière d'un organisme de n'importe quel palier gouvernemental. Toutes les autres organisations à but non lucratif sont des organisations n'ayant pas recouru à la sollicitation.

Le gouvernement fédéral considère manifestement que les moyens de financement utilisés par les organisations ayant recouru à la sollicitation donnent au public le droit d'obtenir des informations sur ces organisations. Les exigences de dépôt du gouvernement relatives à ces organisations seront donc accrues.

POUVOIRS DE L'ORGANISATION

Auparavant, les organisations à but non lucratif ne disposaient que des pouvoirs qui étaient énoncés à la partie II de la Loi sur les corporations canadiennes, tels qu'ils pouvaient être limités par leurs lettres patentes (soit le document constitutif actuel). Le concept plus moderne consiste à conférer aux organisations tous les pouvoirs d'une personne physique (sauf dans la mesure où ces pouvoirs peuvent être limités par leurs statuts, qui sont le nouveau document constitutif). Ce concept plus moderne sera appliqué aux organisations à but non lucratif et devrait susciter moins de questions lorsqu'il s'agira de déterminer si elles ont le pouvoir en tant qu'organisation de prendre certaines mesures.

LIVRES DE L'ORGANISATION

La loi obligera précisément chaque organisation à but non lucratif fédérale à tenir des livres incluant les procès-verbaux des assemblées de ses membres, une liste de ses administrateurs, une liste de ses dirigeants et une liste de ses membres ainsi que des livres comptables adéquats et les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et de ses comités. Selon le genre de livre en cause, les membres ou les administrateurs pourront consulter certains livres et registres sous réserve de certaines conditions énoncées dans la loi.

TITRES DE CRÉANCE

La loi contient un ensemble détaillé de dispositions relatives aux titres de créance des organisations à but non lucratif. Elles sont modelées sur les dispositions qui s'appliquent aux sociétés par actions en ce qui concerne leurs actions. Ces dispositions semblent s'adresser aux organisations qui ont contracté des emprunts auprès de leurs membres et présenteront de l'intérêt et une certaine pertinence pour les organisations qui peuvent solliciter des emprunts auprès de leurs membres.

RÈGLEMENTS

À l'heure actuelle, la Loi sur les corporations canadiennes exige que les règlements d'une organisation prévoient certaines questions précises et stipule que les règlements doivent être approuvés par Industrie Canada avant leur entrée en vigueur. Dans la nouvelle loi, aucune approbation par Industrie Canada ne sera requise pour l'entrée en vigueur d'un règlement. Les règlements devront prévoir les conditions d'adhésion et les droits de vote des membres (sauf disposition expresse contraire des règlements, chaque membre disposera d'une voix). Les règlements pourront aussi porter sur une grande variété d'autres questions, mais celles-ci seront au choix de l'organisation en cause.

Les règlements devront être adoptés par les administrateurs (et entreront en vigueur au moment de cette adoption) puis ratifiés par les membres.

ASSEMBLÉES ANNUELLES ET AUTRES

Les organisations devront tenir des assemblées annuelles de leurs membres qui ont le droit de voter et pourront tenir d'autres assemblées de temps à autre. La nouvelle loi sera beaucoup plus souple que la loi existante quant à la manière de tenir une assemblée. Elle permettra expressément la participation aux assemblées par un moyen de communication électronique et permettra également aux résolutions signées par tous les membres de tenir lieu d'assemblée. De plus, les membres qui ne peuvent assister à une assemblée seront autorisés à voter et les décisions pourront être prises par consensus.

Ces modifications devraient grandement simplifier la tenue des assemblées ou réunions (tant des administrateurs que des membres) et régulariseront des pratiques que nombre d'organisations avaient adoptées de toute manière.

PRÉSENTATION DE RENSEIGNEMENTS D'ORDRE FINANCIER

Les organisations devront tenir des états financiers appropriés et les envoyer à chacun des membres. Les organisations qui ne désirent pas envoyer ces états financiers par la poste pourront prévoir dans leurs règlements administratifs que l'organisation peut publier un avis indiquant que ces états sont mis à la disposition des membres à des fins de consultation. Il sera important pour les organisations à but non lucratif qui comptent de nombreux membres de modifier leurs règlements administratifs de façon à prévoir cette question lorsqu'elles deviendront assujetties à la loi (c.-à-d. lorsqu'elles seront prorogées) afin d'éviter les frais d'envoi d'états financiers à chacun des membres.

Les organisations ayant recouru à la sollicitation devront remettre leurs états financiers à Industrie Canada afin qu'ils puissent être mis à la disposition du public à des fins de consultation.

VÉRIFICATION DES ÉTATS FINANCIERS

Les propositions visant à modifier la loi fédérale sur les organisations à but non lucratif ont soulevé de grandes préoccupations quant à savoir si toutes les organisations devraient ou non être tenues de faire appel à un expert-comptable pour examiner ou vérifier leurs états financiers. La loi adopte un compromis à cet égard en prévoyant que seules les organisations ayant recouru à la sollicitation et les organisations n'ayant pas recouru à la sollicitation dont les revenus annuels sont supérieurs aux montants qui seront fixés par règlement devront nommer un expert-comptable.

Les règles proposées pour déterminer si une vérification comme telle est requise ou non font l'objet de dispositions détaillées dans l'avant-projet de règlement, mais, en somme, l'exigence de se soumettre à une vérification dépendra de la taille de l'organisation et du fait qu'elle est ou non une organisation ayant recouru à la sollicitation.

CONVENTION UNANIME DES MEMBRES

Les organisations à but non lucratif qui ont très peu de membres pourraient être intéressées par une nouvelle disposition permettant ce qu'on appelle une convention unanime des membres. Cette convention pourra être utilisée lorsque les membres désirent contrôler ou limiter les pouvoirs des administrateurs ou conviennent entre eux d'un mode particulier d'exploitation de l'organisation à but non lucratif. Comme cette convention doit être signée par tous les membres, elle n'est pas susceptible d'avoir une utilité pratique pour les organisations plus importantes.

MODIFICATIONS DE LA STRUCTURE DE L'ORGANISATION

La nouvelle loi prévoira expressément qu'une organisation à but non lucratif pourra fusionner avec une autre organisation à but non lucratif et pourra être transférée sous le régime des lois d'un autre territoire.

Une partie de la loi proposée qui est susceptible de concerner certaines organisations est l'exigence que la vente de la totalité ou quasi-totalité des biens de l'organisation soit approuvée au moyen d'une résolution des membres à une assemblée à laquelle tous les membres (qu'ils aient ou non normalement droit de vote) auront le droit de voter. En raison de cette exigence, les transferts d'actifs importants pourraient être difficiles à réaliser lorsqu'une organisation à but non lucratif compte un grand nombre de membres n'ayant pas droit de vote.

DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS

Lorsqu'il a déposé le projet de loi, le gouvernement a déclaré qu'un de ses effets et avantages les plus importants sera la mise en place d'un code de déontologie et de responsabilité moderne pour les administrateurs.

La loi prévoira expressément que les administrateurs devront gérer les activités et les affaires internes de l'organisation ou en surveiller la gestion. Chaque organisation devra avoir un ou plusieurs administrateurs (et une organisation ayant recouru à la sollicitation devra avoir au moins trois administrateurs, dont au moins deux devront être indépendants, c.- à -d. des administrateurs qui ne sont ni dirigeants ni employés de l'organisation). Les administrateurs seront élus par les membres (par conséquent, les autres méthodes de sélection des administrateurs couramment utilisées par les organisations à but non lucratif devront être abandonnées ou modifiées afin d'être conformes à cette exigence).

Des dispositions détaillées ont été prévues dans la nouvelle loi afin d'obliger les administrateurs à divulguer tous les conflits d'intérêts.

La loi impose plusieurs devoirs et responsabilités aux administrateurs. Conformément aux normes maintenant appliquées aux sociétés par actions, chaque administrateur doit agir avec intégrité et de bonne foi au mieux des intérêts de l'organisation, ainsi qu'avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne prudente.

Afin d'offrir une certaine protection pour les administrateurs, la loi permettra à une organisation d'indemniser les administrateurs et les dirigeants contre toute responsabilité, pourvu qu'ils aient agi avec intégrité et de bonne foi. De plus, les administrateurs seront protégés s'ils s'étaient appuyés de bonne foi sur les états financiers de l'organisation ou sur les rapports de professionnels (par exemple un comptable ou avocat). Les organisations seront également expressément autorisées à souscrire une assurance afin de protéger leurs administrateurs et leurs dirigeants contre toute responsabilité.

Les administrateurs seront toutefois tenus responsables des salaires dus aux employés de l'organisation jusqu'à concurrence de six mois de salaire si l'organisation ne les a pas versés. Les administrateurs qui ont donné leur autorisation, leur permission ou leur acquiescement à l'égard d'une infraction perpétrée par une organisation aux termes de la nouvelle loi seront considérés comme coauteurs de l'infraction. Les administrateurs pourront se défendre contre cette disposition en démontrant qu'ils ont fait preuve de toute la diligence voulue pour empêcher la perpétration de l'infraction. On pourrait s'attendre à ce que ce genre de disposition et l'existence de ce genre de défense incitent les administrateurs à porter une attention appropriée aux affaires internes de l'organisation, à assister régulièrement aux réunions du conseil et à obtenir des informations sur les activités de l'organisation.

L'AVENIR

Les organisations à but non lucratif fédérales auraient intérêt à surveiller attentivement la progression de cette loi au Parlement. Lorsqu'un projet de règlement deviendra disponible, elles devraient l'examiner afin de s'assurer de ne pas s'exposer à des incidences défavorables.

Lorsque la loi entrera en vigueur, les organisations devraient établir un plan d'action afin d'élaborer les modifications qu'elles devront apporter à leurs règlements et de s'assurer de pouvoir obtenir leur prorogation au cours du délai de trois ans accordé.

Le présent document est un instrument d'information et de vulgarisation. Son contenu ne saurait en aucune façon être interprété comme un exposé complet du droit ni comme un avis juridique d'Ogilvy Renault ou de l'un des membres du cabinet sur les points de droit qui y sont discutés.

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